Cómo evaluar correctamente tu trabajo como freelance

Escrito por Rodolfo de Juana  

Cuando nos lanzamos de lleno a una carrera de freelancing, de vez en cuando debemos tomarnos un momento para reflexionar y evaluar cómo están marchando las cosas. Esta tarea de evaluación es tan importante como trabajar en el más complejo y beneficioso de los proyectos, y para ser completamente honestos, deberíamos realizarla cada seis meses. En este artículo os proponemos nada menos que cincuenta preguntas que deberíamos ser capaces de responder.

Sobre la calidad de tu trabajo

• ¿Estás orgulloso de los proyectos en los que has trabajado?
• ¿Crees que los  proyectos en los que has trabajado últimamente representan lo mejor de tu trabajo?
• Si tuvieses que volver a empezar de nuevo, ¿Los harías de forma diferente?
• ¿Has trabajado en proyectos que estarías interesado en incluir en tu portfolio?
• ¿Cuál fue el proyecto en el que has disfrutado más a la hora de trabajar?
• ¿Qué proyecto supuso un desafío mayor?
• ¿Qué feedback has recibido de tus clientes?
• ¿Estás trabajando con los mismos clientes o con clientes recomendados por los anteriores?

Sobre tus finanzas personales

• ¿Consigues "llegar a fin de mes" con los ingresos que obtienes (de forma exclusiva) con tu actividad como freelance?
• ¿Trabajas para dos o más clientes?
• ¿Dispones de algún sistema que te ayude a gestionar tus ingresos y gastos?
• ¿Experimentas dificultades a la hora de pagar los impuestos?
• ¿Dispones de un fondo de reserva en caso de emergencia o para gastos imprevistos?
• ¿Resultan tus tarifas competitivas comparadas con el resto de tu sector?
• ¿Aplicas tarifas adicionales en caso de tener un encargo urgente o cuando tienes que trabajar más de lo previsto?
• ¿Cuándo fue la última vez que subiste tus tarifas?

Sobre tu estilo de vida

• ¿Cuántas veces has trabajado "más de lo necesario" durante los últimos seis meses?
• ¿Respetas un horario de trabajo fijo y regular?
• ¿Tienes suficiente trabajo como para mantenerse ocupado la mayor parte del tiempo?
• ¿Has podido concederte unas pequeñas vacaciones en los últimos seis meses?
• ¿Con qué frecuencia tu vida personal/familiar interfiere en tu trabajo?
• ¿Cómo es de confortable tu espacio de trabajo?
• ¿Tienes todo lo que necesitas para trabajar fuera de casa?
• ¿Con qué frecuencia tienes que renunciar a tu ocio por "culpa" de tu trabajo?

Sobre tus habilidades y herramientas de trabajo

• ¿Has aprendido algo nuevo sobre tu sector o algo que te va a ayudar a mejorar en tu trabajo?
• ¿Crees que tus conocimientos están al día?
• ¿Cuál crees que es el área o la materia en la que más deberías profundizar para mejorar en tu trabajo como freelance?
• ¿Dispones de todas las herramientas informáticas que necesitas? ¿Están actualizadas?
• ¿Trabajas con un equipo que responde a tus necesidades?
• ¿Dispones de una buena conexión a Internet?
• ¿Dispones de un sistema de telefonía (fijo, móvil, tarifas de datos, terminales) que se adapta a lo que necesitas?

Sobre la calidad de tu networking

• ¿Tienes una presencia profesional en las redes sociales?
• ¿Incluye esa presencia tanto Facebook como LinkedIn y Twitter?
• ¿Dispones de tu propia "marca personal"?
• ¿Tienes un blog una web propia?
• ¿Participas de forma activa en eventos relacionados con tu sector?
• ¿Tienes una buena red de contactos dentro de tu campo profesional?
• ¿Dispones de una Newsletter personal con la que promocionar tus servicios?
• ¿Cuántos proyectos te ha proporcionado cultivar tu estrategia de networking?
• ¿Recomiendas el trabajo de otros profesionales?
• ¿Has realizado alguna vez alguna acción publicitaria o promocional?

Sobre tus objetivos

• Al convertirte en freelance ¿Se han cumplido tus expectativas?
• ¿Eres feliz con lo que estás haciendo?
• Si pudieses cambiar algo de tu negocio ¿qué es lo primero que cambiarías?
• ¿Qué cursos de formación o la lectura de qué libros te podrían ayudar a mejorar como freelance?
• ¿Dónde te ves dentro de un año?
• ¿Qué pasos crees que tienes que dar para cumplir con tus objetivos a medio plazo?
• ¿Qué ves más allá de tu carrera como freelance?

Fuente : http://www.muypymes.com/gestion/management/8363-como-evaluar-correctamente-tu-trabajo-como-freelance.html

Cinco puntos clave que debe contemplar todo plan de negocio

Escrito por María Sánchez   

A la hora de poner en marcha un negocio, una de las principales preocupaciones de los emprendedores es cómo financiar el proyecto. Pero una vez que se tiene el dinero, se suelen descuidar otra serie de cuestiones que son más importantes incluso que tener capital para hacer realidad una idea: ventajas competitivos de tu productos, cualidades de tu servicio respecto a la competencia, perspectivas de crecimiento del sector en el que vamos a operar, infraestructura necesaria para poder llevar a cabo una determinada actividad, etc.

Teniendo en cuenta que una empresa no es nada con una buena idea y sin capital para ponerla en marcha, ni con dinero para invertir pero sin ninguna acertada propuesta de negocio, hay una forma de disipar dudas y acercarse a la diana. Para ello, además de los apartados tradicionales que forman parte de todo proyecto empresarial deberían contemplarse cinco puntos clave que nos permitirán que nuestra hoja de ruta se acerque más a la realidad que nos encontraremos en el mercado.

¿Es adecuado el precio que cobraré por mis productos-servicios?

Hay que tener en cuenta dos puntos cuando vayamos a poner en valor (económico) aquello que se va a comercializar. Por un lado, hay que ver si el precio seleccionado está en consonancia con lo que "vendemos". Es decir, si las virtudes y cualidades con las que etiquetamos un bien que vamos a sacar al mercado se ajusta a la realidad. Debemos fijar el coste de este de acuerdo con un valor relativo, teniendo en cuenta qué vale su producción, qué se pide por lo mismo o algo similar en empresas de la competencia, etc.

El otro aspecto a tener en cuenta es la cuenta de resultados. Una sencilla operación matemática para saber si podremos sacar beneficios de esas ventas: cuánto cuesta producirlo o prestarlo y cuánto vamos a ingresar por ello. Hay que incluir aquí tanto los costes directos como los indirectos. Si el resultado es positivo, nuestra idea será rentable. ¡Adelante!

¿Necesitaré –y en caso de ser así, podré- contratar personal?

Este aspecto es muy importante. Es decir, ¿podremos desarrollar todas las tareas de la empresa? En esto incide especialmente si se trata de prestar un producto o un servicio y a cuántas personas se quiere llegar.

Además, con el paso del tiempo, y la buena marcha de la empresa, seguramente se podrán hacer contrataciones para ampliar clientela. Este punto debería ir en el plan de negocio, para fijar en el mismo el salario con el que se remunerará a los empleados. Hay que tener en cuenta que esto va a incrementar la partida presupuestaria y es por ello que hay que tenerlo muy en cuenta.

¿Estamos poniendo en práctica lo planeado?

Después de meses, semanas, días y horas dedicados en cuerpo y alma a la elaboración de un plan de negocio, hay que ponerlo en marcha.

Aunque esto parezca obvio, en muchas ocasiones el emprendedor cae en el error de, una vez inicia la actividad,dejarse llevar por la corriente, por los nervios y las prisas... y dejar de lado el camino de baldosas amarillas que se había dibujado para llegar al reinado de Oz.

Por eso, cada cierto tiempo hay que plantearse cuestiones como "¿Estás consiguiendo tus metas? ¿Estás respetando los plazos marcados? ¿Estás destinando lo estipulado a marketing y promoción? ¿Cómo va el desarrollo de nuevos mercados?". Si detectamos que no estamos haciendo lo "pactado" en nuestra estrategia inicial, recapacita antes de seguir adelante. Rectificar es de sabios. ¡Mejor dar unos pasos hacia atrás que precipitarse al vacío!

¿Internacionalizar mi empresa... o simplemente mudarse de local?

Reducir costes, abrir nuevos mercados, testar innovadores productos. Estos son algunos de los objetivos que pueden llevar a un empresario a decidir llevar su empresa al exterior y abrir oficinas en el extranjero.

En otras ocasiones, se trata de una operación más modesta y todo queda en casa. Con planear un cambio de oficina o de establecimiento se pueden solventar problemas económicos o de clientela. Sin embargo, en estos casos hay que plantearse cuánto va a costarnos el traslado y qué conseguiremos a cambio.

La hora de crecer, ¿Cómo va a madurar mi negocio?

El plan de negocio debe contemplar el desarrollo de la empresa al menos a tres años vista. Es decir, cómo se va a poner en marcha y qué evolución tendrá a corto-medio plazo.

No solo es importante crecer, sino que hay que saber hacerlo bien para no morir de éxito. La vigilancia continua de todos los procesos es la clave primera para no caer. La segunda, el mercado, ver cómo respira el mercado. Así no hay fallo seguro.

Fuente: http://www.muypymes.com/gestion/management/8473-cinco-puntos-clave-que-debe-contemplar-todo-plan-de-negocio.html

Diez aplicaciones para nuestros "mapas mentales"

Escrito por Rodolfo de Juana

Como hemos indicado en otras ocasiones, los mapas mentales nos permiten mejorar nuestra visión de conjunto, disponer de más información para resolver problemas y mejoran nuestra productividad.

Aunque para dibujar un mapa mental todo lo que necesitamos es un cuaderno y un bolígrafo, la popularidad que ha experimentado esta técnica durante los últimos años ha provocado que cada vez sean más las aplicaciones y los servicios on-line que nos permiten diseñar y gestionar nuestros "mapas". Te mostramos los mejores. 

Freemind
Freemind es una de las aplicaciones más populares en este terreno. Es completamente gratuita y está disponible para todas las plataformas. Dispone de la mayoría de opciones que ofrecen las aplicaciones más avanzadas, pero para comenzar a trabajar en este terreno, se trata de una opción más que recomendable.

Xmind

Igual que Freemind, Xmind es desarrollo open source y multiplataforma, por lo que cualquiera puede comenzar en el mundo del mind mapping en cuestión de minutos. Si Freemind destaca por su simplicidad casi espartana, Xmind nos ofrece en cambio un gran número de opciones y atributos con los que diseñar nuestros mapas, convirtiéndose probablemente en la aplicación gratuita más completa.

Bubbl.US

Con Bubbl.US entramos de lleno en el terreno de los servicios on-line que nos permiten gestionar nuestros mapa mentales. La principal ventaja de Bubbl.US es que no es necesario estar registrado para componer nuestros mapas, que podremos guardar o imprimir de forma completamente anónima y gratuita. Si elegimos registrarnos, opción que es gratuita, podremos trabajar más adelante con los mapas ya creados.

MindMeister

MindMeister es un servicio on-line que nos permite gestionar nuestros mapas mentales bien de forma gratuita, bien acogiéndonos a alguna de sus múltiples ofertas comerciales.

Se trata de una aplicación realmente completa y por ejemplo si necesitamos compartir nuestras ideas con colaboradores externos o somos grandes fanáticos del brainstorming, puede merecer la pena optar por una de sus modalidades de pago. Como buen servicio 2.0, dispone de su propia aplicación para el iPhone.

Freeplane

Freeplane es un Fork de Freemind, del que ya hemos hablado en este artículo. Frente a su "hermano", intenta ofrecer muchas más opciones y ser más colorista, sin por ello ser menos liviano y fácil de utilizar.

Mind42.com

De espíritu similar a Bubbl.us, nos ofrece una interfaz colorista desde el que podremos diseñar y compartir nuestros mapas con otros. Requiere que nos registremos de forma gratuita para comenzar a trabajar.

Bookvar

Bookvar es una aplicación diseñada solo para ser utilizada en entornos Windows. Dispone del clásico Ribbon familiar en muchos de los productos de Microsoft y se integra con facilidad en la suite de productividad Office, pudiendo asociar todo tipo de archivos a cada una de las ramas de nuestro proyecto.

Thinkature

Servicio on-line que además integra un chat (de texto y voz) por lo que podemos colaborar en tiempo real con profesionales de todo el mundo. Extremadamente versátil.

Map Myself

Frente a los planteamientos jerárquicos que ofrecen la mayoría de aplicaciones y servicios on-line, esta aplicación web apuesta por generar mapas mentales orgánicos, en teoría mucho más relacionados con la forma en la que piensa el cerebro humano.

Wisemapping

Otro servicio on-line de similares características a las que ya hemos visto hasta aquí. Como novedad nos ofrece la posibilidad de embeber nuestros mapas en cualquier página web gracias a un código HTML.

FUENTE: http://www.muypymes.com/tecnologia/software/4811-mapas-mentales.html

Cómo los mapas mentales mejoran tu productividad

Visión de conjunto, resolución de problemas, acción rápida. Éstos son tres de los grandes beneficios que obtenemos si nos familiarizamos con una técnica conocida como "mind mapping" o creación de "mapas mentales".
Al utilizarlos, podemos comprender de un vistazo la estructura básica del asunto o proyecto en el que estamos trabajando, cómo cada parte se relaciona con las demás, y de qué forma encaja toda la información disponible. Es en definitiva, una "hoja de ruta" que nos ayuda a avanzar.
Popularizados en el ámbito corporativo por Tony Buzan, los mapas mentales suponen una revisión de la gestión tradicional de la toma de notas, ya que no sólo recogen toda la información relevante para ilustrar nuestro proyecto o "problema" en el que estamos trabajando. Gracias a su particular estructura, el mapa mental es en realidad una representación gráfica de nuestra trabajo o de lo que nos preocupa, enfatizando los puntos relevantes, y señalando cómo se interconectan entre sí creando una estructura de pensamiento "coherente".
Las principales ventajas de está técnica son las siguientes:

1. Eficaz a la hora de resumir la información disponible.
2. Consolida información que proviene de distintas fuentes de documentación.
3. Nos permite producir un pensamiento coherente a la hora de afrontar problemas complejos.
4. Presenta la información de forma que de un vistazo podemos comprender la estructura completa de aquello a lo que nos enfrentamos. 

Además, el hecho de ser una representación gráfica de la información, nos permite refrescar nuestro conocimiento sobre un asunto muy rápidamente. Basta un vistazo para que los puntos esenciales que reflejamos con esta técnica nos lleven mentalmente a recuperar toda la información que ya poseemos sobre un determinado asunto, por lo que podemos afirmar que no sólo se trata de una técnica de organización sino también en igual orden de importancia,  memotécnica.Cómo aprender a dibujar mapas mentales en cinco minutos

1. Lo primero que tenemos que hacer es tomar una hoja en blanco y escribir en el centro de la misma el título de aquello que queremos desarrollar, investigar o que, simplemente nos preocupa. Por ejemplo podemos escribir "Gestión del tiempo". A continuación, rodeamos estas palabras con un círculo.
2. De este primer círculo principal, dibujaremos unas líneas que se expanden en varias direcciones y que dividen el temas, en varios subtemas principales. En este caso, los subtemas que hemos elegido son: "productividad personal", "ladrones de tiempo", "uso más efectivo del tiempo",  "cálculo del tiempo" de la forma que ilustramos a continuación.

 

 3. De la misma forma que hemos desarrollado estas primeras "cuatro ramas", podemos seguir desarrollando otras subrramas por cada uno de los conceptos iniciales, y seguir de esta forma sucesivamente hasta que creemos un mapa completo del proyecto con el que estamos trabajando. Un ejemplo, podría ser el siguiente:

 

 4. Un mapa mental completo debe expandir la información en todas las direcciones desde el centro. Debemos entender los temas y los subtemas como si fuesen las ramas y ramitas del gran árbol que representa nuestro proyecto. No debemos preocuparnos de la forma final del mismo, basta que incluya toda la información necesaria para crear una estructura de pensamiento completa.

 

Algunos consejos para mejorar nuestros mapas

 

1. Desarrolla el mapa en términos sencillos y cargados de significado. Evita las frases largas. En definitiva, reduce todo a lo esencial, remitiéndonos a áreas concretas de nuestro planteamiento.

 

2. Si es posible, utiliza distintos colores para diferenciar ideas distintas. Separar diferentes líneas de argumentación con varios colores hará que podamos situarnos más fácilmente sobre el mapa y además nos ayudará a recordarlo con más precisón.

 

3. Utiliza símbolos e imágenes que refuercen el significado de una idea. A veces un símbolo o una imagen son mucho más poderosos que las palabras, otras veces, refuerzan su significado. Mentalmente, al romper la linealidad del texto, reforzamos las ideas importantes.

 

4. La importancia de los hipervínculos. A veces las ideas desarrolladas en una parte del mapa, pueden estar relacionadas con las que hemos desarrollado en otro extremo. Reforzar esta relación a través de vínculos refuerza nuestra visión de conjunto. Veamos a continuación un Mapa Mental completo con un cierto "toque artístico".

 

Fuente: http://www.muypymes.com/gestion/mananagement/1097-como-los-mapas-mentales-mejoran-tu-productividad.html

Cómo aplicar los mapas mentales en tu empresa

Escrito por Rodolfo de Juana

En esta ocasión os mostramos 8 formas en las que los mapas mentales tienen una aplicación directa al mundo de los negocios y cómo podemos utilizarlos para simplificar muchos de los procesos de nuestra empresa. 

Gestión del tiempo
Los mapas mentales son una buena forma de realizar un primer boceto de lo que va a ser nuestro plan de actuación durante un mes, un trimestre o un año, orientando el mapa hacia objetivos concretos.
Podemos utilizarlos incluso para hacer una planificación semanal, literalmente "dibujando" los objetivos que queremos alcanzar cada semana pegando más tarde el dibujo realizado en nuestro puesto de trabajo.

Presentaciones
Una de las grandes ventajas que tienen los mapas mentales es que bien diseñados, pueden convertirse en grandes intrumentos mnemotécnicos. De esta forma, pueden servirnos como guión durante cualquier presentación que realicemos, ofreciéndonos siempre una amplia imagen de todo lo que queremos contar y cómo lo tenemos que contar.
Aunque es verdad que tradicionalmente muchas personas utilizan notas o un pequeño guión para ayudarles durante su presentación, estas herramientas no ofrecen esa visión global e interrelacionada que sí ofrecen los mapas mentales.

Gestión de proyectos
Aunque muchos proyectos sencillos pueden gestionarse perfectamente utilizando una simple lista de tareas, los proyectos complejos, que afectan a distintas áreas de la empresa, que cuentan con varios responsables, etc. pueden ser gestionados de forma eficaz utilizando este tipo de mapas mentales.
En este caso los mapas mentales no actúan como herramienta principal, ya que lo normal será contar con un gestor de proyectos, pero sí como un útil complemento que nos ayudará a visualizar perfectamente cada fase del proyecto y cómo se estructura a distintos niveles.

Brainstorming
Uno de los problemas que suelen presentarse en casi todas las sesiones de brainstorming es que mientras encontramos personas muy activas, otras prefieren mantenerse en un "discreto segundo plano" sin apenas participar.
Una buena forma de fomentar la participación y establecer una generación de ideas "democrática" es plantear un problema y pedir a todos los asistentes a la reunión que preparen un pequeño mapa mental individual sobre el tema para después compararlos y estructurar una idea en conjunto.

Liderazgo
Una de las habilidades que debe desarrollar cualquier persona que aspire a ser un buen líder, es su capacidad para comunicar de forma efectiva y precisa.
Uno de los principales problemas que suelen presentarse en la gestión de proyectos es que precisamente los errores de comunicación entre el líder y los distintos grupos de trabajo pueden derivar en errores y malos entendidos que exigen rectificaciones y más trabajo extra.
Esta falta de coordinación entre lo que se quiere decir y cómo se comunica puede resolverse elaborando un mapa mental común en el que se delimiten claramente cuáles son los objetivos que se quieren alcanzar y de qué forma (con qué herramientas) se va a llegar.

Pensamiento estratégico
Existen muchas herramientas que podemos emplear a la hora de analizar un problema que afecta a nuestra empresa.
Sin ir más lejos tenemos el clásico análisis DAFO, el conocido como Marketing Mix, o el método PEST. Los mapas mentales complementan y mejorar cada una de las técnicas que se enseñan en las mejores universidades y nos ayudan a desarrollar una visión estratégica más amplia.

Desarrollo personal y GTD
Los lectores habituales de MuyPymes saben que somos firmes defensores del método GTD (Getting Things Done) como forma de cambiar nuestra rutina diaria enfocándola hacia la productividad.
Los mapas mentales tienen su lugar natural en este método ya que nos ayudan a visualizar nuestros objetivos a corto medio y largo plazo, ayudándonos también a determinar la prioridad de cada tarea y proyecto.

Captura de ideas para nuestro blog
Si tenemos un blog corporativo o cualquier otra publicación que exija un ejercicio de creatividad, los mapas mentales nos pueden ayudar a encontrar nuevas ideas sobre las que escribir, o formas en las que desarrollar un asunto complejo.

FUENTE: http://www.muypymes.com/gestion/management/6305-como-aplicar-los-mapas-mentales-en-tu-empresa.html

Cinco hábitos productivos que debes adoptar

Escrito por Rodolfo de Juana. Cuando en MuyPymes hablamos de productividad, casi siempre solemos referirnos a nuestra lista de tareas, el método GTD, evitar la procrastinación y las distracciones y otros conceptos con los que seguramente muchos ya estáis familiarizados. Todas estas rutinas pueden resultar abrumadoras para el que se adentra en este terreno, y muchos seguramente simplemente está deseando incoporar un sistema productivo realmente sencillo a su rutina cotidiana. Por este motivo, en Lifehack.org han tomado como muestra una semana y nos han propuesta una única actividad por día que, si la incorporamos a nuestra rutina vital, seremos productivos casi, casi sin esfuerzo. Lunes - Ignora lo irrelevante Vivimos rodeados de información, noticias, opiniones, etc. Miles de estímulos compiten a diario entre sí por llamar nuestra atención, para que atendamos a un estímulo nuevo casi cada segundo que pasa. Con todo este "ruido informativo", cada vez cuesta más concentrarse en lo que realmente importa, y cuando lo hacemos, resulta tremendamente sencillo distraerse. Por este motivo, como reto para los lunes, cuando todo el ruido de la semana anterior ha pasado, os proponemos que dediquéis la primera hora de vuestra jornada laboral a concentraros en lo que realmente importa. Concéntrate durante unos minutos en eliminar cualquier fuente de distracción (Twitter, Facebook, e-mail, teléfono, etc.) y enfréntate directamente a la tarea más importante que tienes que completar durante la semana. Martes - Recompensa por objetivos Cada pequeña tarea que completamos es un objetivo cumplido que nos acerca a completar un objetivo global. En demasiadas ocasiones nos olvidamos de que los grandes éxitos consisten en pequeñas tareas que, concatenadas unas con las otras, nos conducen hacia la meta. En este sentido, y como forma de valorar la importancia que tiene cada pequeña tarea, podemos dedicar un día entero (por ejemplo el martes) para premiarnos a nosotros mismos por cada paso dado. Un premio que puede consistir en escuchar nuestra canción favorita, dedicar cinco minutos para repasar ese blog que seguimos con asiduidad, o sencillamente estirarnos en nuestra silla y descansar, sin hacer nada. Miércoles - Negocia con lo prescindible A mitad de la semana, seguramente ya habremos acumulado algunas tareas sin completar, o habrán surgido imprevistos de última hora a los que habremos tenido que dar respuesta. Además, en nuestra lista de tareas encontraremos muchas que no son realmente importante o urgentes pero que pensamos que tarde o temprano tendremos que hacer. Llega el momento de "negociar" con estos elementos. Lo primero que tenemos que preguntarnos es si realmente esas tareas merecen estar en nuestra lista. La presión que a veces sentirmos para ser productivos en todo momento no lleva a olvidarnos en ocasiones, que no todas nuestras "tareas" son realmente necesarias. ¿Realmente tenemos que acometer ese proceso esta semana? ¿Realmente debemos hacerlo? En cierta forma entramos en un proceso de negociación con nuestra lista de tareas que nos ayuda a separar el grano de la paja. Jueves - Revisa experiencias pasadas Aprovecha parte de este día para examinar tus tareas y compararlas con las que tenías por ejemplo hace un mes. Prregúntate cuestiones como "¿Me he tenido que enfrentar a esta tarea en otra ocasión?" "¿Cómo lo he resuelto entonces?" Aprende a reconocer los errores o los aciertos del pasado, corrige aquellas cosas que no fueron demasiado bien y aplica esos cambios a tu presente y futuro. Identifica las similitudes entre varias tareas para evitar tener que trabajar el doble, aprende a agrupar tareas en función de sus elementos comunes (llamadas de teléfono, responder e-mails, etc.) y ten en cuenta las circunstacias en las que te encuentras para determinar el ángulo de actuación o el enfoque. Viernes - Solicita ayuda Ser productivo no consiste en decir o pensar "soy tan productivo que puedo hacerlo todo yo solo", sino precisamente, tener la capacidad para reconocer las habilidades que tienen los demás, aprender a delegar y pedir ayuda cuando lo necesitamos. El viernes es un buen día para evaluar el estado de nuestro proyecto, comprobar cómo están nuestras fuerzas y determinar si necesitamos que alguien nos eche una mano. FUENTE: http://www.muypymes.com/gestion/management/7980-cinco-habitos-productivos-que-debes-adoptar.html

Organiza tu escritorio con el método de las 5S

Escrito por Rodolfo de Juana - Viernes, 17 de Diciembre de 2010 00:00

Estamos casi seguros que los términos Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke no son los más populares en vuestra empresa, pero si os contamos que forman parte de uno de los métodos organizativos más eficaces del mundo, estamos convencidos que habremos logrado captar vuestra atención.

Conocido popularmente como el método de las 5S, se trata en realidad de una técnica de gestión japonesa diseñada por Toyota en los años 60.

Aplicado a nuestro espacio de trabajo, puede suponer todo un revulsivo para nuestra productividad.

Cuando termines de leer este párrafo haz el siguiente ejercicio: levántate de la silla y examina los objetos que hay sobre tu mesa. ¿Qué ves? ¿Cuántos papeles tienes por revisar? ¿Hace cuánto tiempo que dejaste de consultar esa agenda? ¿ Por qué tienes cuatro botes para lápices pero sólo utilizas uno? ¿Qué hay en tus cajones?¿Necesitas todos esos cuadernos?

No hay que ser un maniático del orden para darnos cuenta en menos de un minuto, que seguramente nuestro espacio de trabajo puede mejorar. Y aunque esta es una conclusión a la que muchos llegaréis enseguida, muchos también os plantearéis las siguientes preguntas: ¿Por qué hacerlo? ¿Acaso no hemos trabajado agusto en nuestro pequeño caos durante años y no se ha acabado el mundo?

La respuesta es sencilla. Cuando ordenamos el espacio que nos rodea, ordenamos a su vez nuestro espacio interior. O dicho de otra forma: cuando trabajamos en un espacio libre de distracciones, en el cual todo está pensado para conseguir que seamos más productivos, nuestro trabajo gana en calidad y empleamos menos tiempo en alcanzar nuestros objetivos.

Un espacio de trabajo común

El método de las 5S

Como comentábamos al principio del artículo el método de las 5S no es ni mucho menos nuevo. Formulado en los años 60 por Toyota como parte de su estrategia para aumentar la productividad de sus empleados, se articula en torno a los siguientes ejes:

Seiri (Clasificación)

Estudio detenidamente cada uno de los objetos que se encuentran en tu espacio de trabajo (y por extensión en tu oficina). Cada vez que centres tu atención sobre un nuevo objeto, pregúntate acerca de su necesidad. Recuerda que no se trata de echar un vistazo superficial sobre la mesa o repasar rápidamente el contenido de las estanterías. Debe ser un trabajo profundo y concienzudo.

"Seiri" implica tocar (física o mentalmente) cada objeto y tomar una decisión al respecto. ¿Realmente necesitas esa caja de grapas? ¿De verdad vas has utilizar 20 bolígrafos diferentes en tu trabajo diario? ¿Es necesario acumular en el cajón nada menos que siete cuadernos idénticos? Elimina todo lo que no necesitas y recuerda: ante la duda, elimina, quédate solo con lo esencial.

Seiton (Orden)

El segundo punto del método, Seiton, presupone que ya hemos eliminado todo lo que no es esencial, nos hemos deshecho de todo lo que no necesitamos. Llega el momento pues de ordenar los elementos que consideramos que son imprescindibles para cumplir con nuestro trabajo diario.

Cuando te dispongas a hacerlo recuerda que el objetivo es no volver a acumular de nuevo toda la clase de elementos que hemos eliminado en el primer punto del método. Una de las máximas que nos puede ayudar en este sentido es entender desde el primer momento que ni la mesa ni las baldas superiores de estanterías y archivadores pueden considerarse como espacios en el que acumular papeles y otras cosas.

Todo lo que debería de haber sobre la superficie de la mesa es un teléfono y el monitor de un ordenador (puede que teclado y ratón también, dependiendo del tipo de mesa que tengamos). Todo lo demás es accesorio y podemos mantenerlo "en cuarentena". Grapadoras, tijeras, posits, clips, etc. son algunos de los sospechosos habituales y deberían ser almacenados en un cajón que se encuentre a mano.

Seiso (Limpieza)

Traducido literalmente del japonés, Seiso quiere decir brillo, que aplicado al método que nos ocupa, podemos entenderlo como limpieza. Ordenado nuestro espacio de trabajo llega el momento de llevar a cabo una de las tareas más pesadas: una limpieza en profundidad de toda la oficina.

Cada superficie, cada cajón, cada puerta, e incluso cada objeto es sometido a una limpieza profunda e intensiva. El teléfono, el teclado, el ratón, cada objeto requiere un método específico de limpieza. Y más allá, también implica restaurar y reparar. Si nuestra silla cojea quizás ha llegado el momento de cambiar, si el teclado ya no es lo que era, quizás podríamos comprar uno nuevo.

Un espacio de trabajo después del método

Seiketsu (estandarizar) 

Seiketsu se relaciona íntimamente con Seiton (poner en orden), e implica el diseño de un método armonioso en el que todo fluye. Es decir, una vez que hemos situado todos nuestros objetos en un espacio limpio y renovado, tenemos que pensar cómo se relacionan los unos con los otros, especialmente en el momento que comencemos a trabajar.

Llamadas de teléfono, e-mails, documentos en papel, etc. todos ellos exigen ser procesados de forma uniforme. Cada vez que un nuevo elemento aterrice sobre nuestra bandeja de entrada (correo electrónico, SMS, documento en papel) debemos saber desde el primer momento cómo lo vamos a procesar para que nos robe el menor tiempo posible. Haber llegado hasta aquí y dejar este punto a nuestro capricho o al puro azar, no tiene sentido.

Shitsuke (Mantener la disciplina)

El último paso de este método es probablemente el más complejo para muchos. Significa comprometerse con el método en sí mismo. De nada nos sirve llevar los primeros cuatro pasos a buen puerto, si después de unas semanas todo vuelve a ser un auténtico desastre. Cumplir con este último punto implica ser disciplinados.

Incluso si cumplimos a rajatabla con los cinco puntos anteriores, deberíamos reservar un momento cada seis meses más o menos para volver a poner en práctica el método. Si somos disciplinados, cada vez nos costará menos, porque cada vez habrá menos elementos que organizar.

FUENTE:http://muypymes.com/gestion/management/6731-organiza-tu-escritorio-con-el-metodo-de-las-5s.html